Почему Outlook?
Хотелось бы сразу ответить на вопрос “почему outlook”. Outlook лично меня подкупает синхронизацией с моим телефоном на Windows Mobile 6.1 – уж очень дорога возможность в любой момент получить доступ к своей информации (web-based решения не предлагать – дорого с точки зрения трафика и не удобно на мой взгляд). А у кого-то это просто корпоративный стандарт. Будем считать что причины для использования Outlook все-таки имеются. Типичный аргумент против Outlook – при первом знакомстве кажется, что он навязывает свою систему планирования (преимущественно жесткую помимо всего), но он может быть очень гибким, ведь тут есть все необходимые для этого сущности: теги, приоритеты, сроки и др.
Введение в TM.
Начать стоит с того, что традиционно системы планирования (или задачи внутри одной системы) можно разделить на два типа – жесткие и мягкие. Жесткие задачи привязаны к определенному времени и служат для двух целей: напоминания и анализ свободного/занятого времени. Примером жесткой задачи может быть “встреча с мистером X в 16:00”. Мягкие задачи более универсальны и именно они представляют собой основной интерес для тайм-менеджмента. Мягкие задачи не привязаны ко времени. Как правило, это список того, что нужно сделать вообще. Система, в свою очередь, должна помочь нам организовать задачи по приоритетам и контекстам – это избавит нас от каши в голове. Симбиоз жесткой и мягкой системы планирования позволит оценивать свободное время и назначать на него важнейшие мягкие задачи. Преимущество Outlook здесь – возможность простым перетаскиванием на календарь превратить мягкую задачу в жесткую и обратно. Также можно поступать и с другими типами данных в Outlook, об этом далее.
Почему я читаю RSS и Twitter в Outlook.
Один из плюсов MS Outlook – расширяемость. Чтение RSS-лент в outlook поддерживается “из коробки”, а twitter – благодаря расширению OutTwit. Возможно это не самая удачная идея с точки зрения удобства, но специфика моей работы и жизни такова, что хорошая мысль может прийти с любой записью RSS или twitter-сообщением и MS Outlook предоставляет удобный способ превратить её в задачу или заметку в OneNote. Достаточно нажать на флажок и письмо появится в сайдбаре, где с ним можно произвести ещё какие-нибудь манипуляции.
Как я использую Outlook.
Для структурирования задач я пользуюсь только одной сущностью: приоритетами. Благодаря возможностям Outlook по настройке представлений этого достаточно.
Список задач в сайдбаре у меня разделен по важности так, что сверху я вижу только важные задачи. Высоким приоритетом у меня помечены задачи на сегодняшний день. Низким – заведомо отложенные по какой-либо причине задачи. Все остальные имеют средний приоритет. Работает это очень просто – утром я перемещаю задачи между тремя списками и, дополнительно, в важном списке меняю их местами в зависимости от очередности их выполнения. Это избавляет меня от необходимости решать какую же задачу выполнить следующей из важного списка.
Ещё раз хотел бы отметить возможность любую задачу или событие календаря свободно перетаскивать между разными панелями, меняя е только их тип, но и приоритеты и сроки.
Про папки поиска, автоархивацию и сортировку.
Не стоит забывать про эти функции. OutTwit помечает реплаи и директы отметкой “важно”, можно настроить папку поиска для них, если вы получаете их часто. Сообщений в твиттере у меня много, не все успеваю читать. Поэтому у меня настроена авто-архивация для этой папки и все сообщений старше трех дней просто удаляются.
Про расширения.
На мой взгляд, самые интересные расширения для Outlook это Xobni, jello dashboard и taglocity.
Xobni содержит сразу несколько полезных функций. Во первых, он индексирует всю почту и позволяет по этому индексу искать (альтернативы: google desktop и windows search 4). Во вторых он отображает разлчную информацию для контактов: профили в facebook и linkedin, skype id и график зависимости количества писем этого контакта от времени. А ещё он отображает в своем сайдбаре все письма и вложения от контакта. Плагин у меня не прижился ввиду того, что его сайдбар отнимает драгоценное место.
Jello dashboard пытается внести в outlook самую типичную GTD-систему. Работает с базой данных Outlook, но предоставляет свой интерфейс к ней. Есть как standalone версия, так и в виде отдельной папки в outlook. Написан на javascript. Учитывая тормознутость Outlook - standalone версия jello может быть очень интересна, т.к. позволяет сохранить синхронизацию с windows mobile.
Taglocity крайне любопытное расширение. Его назначение – расширить работу с тегами в MS Outlook. Есть и дополнительные функции. Описание этого расширения ещё не готово, поэтому я опубликую его отдельным постом. А пока – скриншот:
Функций у этого расширения куча и на скриншоте все их не покажешь. Ждите отдельного обзора или изучите расширение сами. Оно того стоит.
TimeEdition.
Отдельно предлагаю взглянуть на программу TimeEdition. Это программа для тайм-трекинга (отслеживания времени, потраченного на задачу), которая в качестве бонуса может вставлять задачи в Outlook и google calendar.
